教育行业oa协同办公管理系统解决方案

  教育行业oa协同办公管理系统解决方案:

  一、点点通教育OA系统处理方案介绍

  点点通能够依据教学组织作业与处理的实践需求,为之量身定制个性化的教学OA系统处理方案,经过详细的实地需求调研,方案开发满足企事业单位处理需求和习惯其开展需求的教学OA系统,为教学组织供给谨慎缜密的教学OA系统施行效劳,协助教学组织成功上线教学OA系统,并经过教学OA系统的培训辅导教学组织内部职工对教学OA系统的正确运用与操作,充沛能表现教学OA作业系统的真实价值。

  1.高校教育作业办理的特色

  教育作业办理是学校教育进程中的常规作业,包括以下几方面的内容:教育活动的安排、教育大纲的拟定、课表编制、教育场所、教育设备、老师安排及贯彻实施,此外还有安排考试、评卷等多个方面。教育作业办理作业条理多、事项杂、突发状况较多、事务性作业深重,可是它一起也具有周期性和重复性的特色。运用信息技能能够大大减轻办理人员的作业强度,避开了办理上的紊乱和遗漏。

  经过点点通这一整套完善的教学OA系统处理方案,协助教学组织经过教学OA系统完结平时作业与企务处理的信息化、主动化、智能化,经过教学OA系统的流程化处理将杂乱、繁琐的作业事务变得主动化、流程化、数字化,并以此进步各有些的作业功率,经过教学OA系统的信息集成与同享和即时通讯功用,完结教学组织内部信息的即时同享的交互,更能为教学组织领导层迅速、精确决议方案供给坚实有力的集成信息依据。教学OA系统处理方案的施行,不只协助教学组织教学组织树立起了一个信息资本处理渠道、决议方案支持渠道、及时信息交互渠道、信息同享渠道,一起也为教学组织树立起了一个协同作业渠道,能够完结多人、多有些在同一时刻、同一事情项目上的一起协同协作与合作,悉数进步教学组织的协同作业才能,进步教学组织团队的协作合作水平,然后进步教学组织全体的战斗力,进步作业功率,为教学组织完结更大的经济效益。

  2.高校教育作业办理信息化的如今状况

  跟着计算机技能、网络技能和多媒体技能的运用,如今,大多数高等学校都现已运用专门的软件和网络来进行教育进程办理和教育质量监控作业。比方网络化的教务办理信息体系能够完成全校教务办理部分协同完结有关教育办理作业,也便于各部分能在较短的时间里迅速、精确地了解有关状况。各类教育文件、办理制度、经验材料等都能够经过学校网络来完成资本高度同享,至于光盘数据库、教育软件等教育资本,教育办理部分也完全能够经过各类教育办理渠道来完成资本同享。遍及选用的OA体系和即时通讯东西也有用地推动了信息的发布和传递,这些都大大进步了教育作业办理作业的功率和质量。

  现在,教学OA系统已经变成教学组织处理的第三大处理软件,也是教学组织信息化建造进程中的榜首步,是教学组织开展必备的运用软件。点点通经过对教学OA系统处理方案不断地完善,能够协助教学组织树立一个界面友爱、处理结构谨慎的的主动化协同作业渠道,更能够协助教学组织完结教学组织作业与处理方式、处理流程的主动化、标准化、体制化,,让教学组织处理者真实体会到运用教学OA系统的优势,悉数进步教学组织的作业水平与处理水平。

  二、教学OA系统处理方案的需求剖析

  教学组织作业与处理现状:

  当时高校教育作业办理信息化存在的缺少。

  教育作业办理是一种动态的办理,特别强调各级各部分的协同共同以及信息在传递进程中的及时有用性,运用信息技能能够大大减轻办理人员的作业强度,避开了办理上的紊乱和遗漏。可是教育信息化在我国是从 20世纪90 年代初才开始起步的,现行的高校教育办理体制尚无法脱离计划经济体制下的办理观念与办理战略,存在办理不标准、作业上各行其道。

  其次,因为对教育办理作业注重程度不行,教育办理队伍组成构造复杂,信息化水平良莠不齐,有些人员还停留在简略的文字操作和报表处理上,既熟练掌握现代信息技能又懂教育理论的人才更是紧缺。

  另外,因为教育办理软件一般都是由专业程序人员规划的,规划者自身对教育办理作业的内涵了解得不行深化,因而软件的适用性很低,达不到预期的办理目的。因而,教育部在《教育信息化十年开展规划(2011-2020年)》中明确提出“教育办理信息化体系仍有待结合和集成

  跟着教学组织经济的开展,规模不断扩大,教学组织内部结构越来越杂乱,事务流程越来越繁琐,致使平时处理作业越来愈冗杂,传统的人工处理的功率已经赶不上信息更新的频率,一起因为处理体制缺少标准性,致使传统处理方式和办法,功率越来越不能满足教学组织的需求,这首要表现为:事务流程、处理流程不标准,系统准则不健全,致使处理的混论;信息涣散,手工计算、剖析功率低,信息处理、汇报不及时,不能够为上层处理与决议方案供给有用的信息支持;各有些的信息涣散、同享性差,处理人员无法及时把握有些或许教学组织运营状况,无法完结有用的团队协作,协同才能差等等,都变成教学组织作业与处理中的弊端,影响教学组织的全体运营效益。

  信息化环境中高校教育作业办理的改进计划

  1.进步教育办理人员归纳本质,增强信息化运用与效劳才能

  高校教育办理人员是全部教育办理信息体系的操作者,也是教与学之间各部分及不一样人员间的和谐者,体系能否正常作业,各类信息能否精确及时地进行传递,这些都取决于教育办理人员的归纳本质及信息运用才能,特别是院系一级的办理人员,其枢纽效果更是杰出。但当时高校正教育办理人员的注重程度尚待进步,相应的查核体系也缺少信息化运用才能方面的内容,因而教育办理人员的信息化意识一直处于消沉被迫状况。

  要进步教育作业办理的功率及质量,使现代化教育向纵深方向开展,有必要注重教育办理人员的队伍建造,改进查核方法,逐步引进具有较高信息素质与信息才能的专业人才,不定期对现有人员进行技能培训和经验沟通,一起进步办理人员的待遇,引导其充分发挥积极性,增强其信息化运用与效劳才能。

  2.运用网络技能与即时通讯东西加强办理进程中的沟通与和谐

  因为信息技能的局限性以及办理层级的需求,有关办理信息只能选用逐级传达的方法,因为教育作业办理涉及面广,因而信息在不一样人员间传递的精确性与灵通性就显得尤为重要。信息技能的迅猛开展则为这种传递供给了许多有用的方法与战略,比方经过树立各类网站能够实时发布教管告诉及布告;运用即时通讯东西QQ、飞信等,经过树立有用的联络群组,能够精确地完成信息在人群间的及时精确传递;办理人员还能够经过注册博客及微博等方法在线解决各类理由,大大缩短人际沟通的空间及间隔。选用相应的局域网通讯软件能够树立杰出、安全、迅速的通讯机制,便于学生和老师的信息交互和资本同享。

  跟着信息技能的开展,有关方法战略会不断地更新,需求办理人员进步学习才能,积极习惯信息时代开展的需求,不断探究新条件下办理的方法战略,然后进步作业功率。

  3.进步教育办理信息体系的集成性和稳健性

  各类教育办理软件是完成教育办理信息化的重要条件。要使教育办理体系非常好地发挥效果,有必要在研发教育办理软件前,有对于性地对一线教育办理人员打开调研,精确掌握体系的需求及人员运用特色,以求对软件有非常好的了解和掌握。在运用进程中还要对体系进行监控和调试,并依据详细需求进行改进和完善,力求进步体系的实用性和杰出的人机交互性。此外体系还应有必定的可扩性,便于办理人员对于特例及新的需求来对体系进行拓宽。

  新的教育办理信息体系在树立时不能仅仅思考办理层级的需求,还需求归纳思考信息传递的需求,在原有模块基础上,添加互动功用和即时通讯功用,然后完成在统一渠道上集中办理,避开构成不必要的紊乱。

  4.运用数据仓库结合数据资本,进步体系功能

  数据仓库是一个面向主题的、集成的、相对稳定的、反映前史改变的数据集合,用于支撑办理决策。(比尔·恩门 1991)与传统的事物处理体系不一样的是,数据仓库是一种进程,它是对分布在安排或企业内部遍地的事务数据进行结合、加工和剖析的进程。数据仓库能够完成对多个异构的数据源(含前史数据)有用集成,再依照主题进行重组,寄存在数据仓库中的数据一般不再修改。

  在现有校院二级教育办理机制下,有恰当有些教育办理数据是由学院(或部)进行办理的。在全部教育作业办理进程中所需求的信息数据通常分处不一样的渠道或部分,对这些数据的查询及调用需求烦琐的手续,对这些数据的传递如今大多是以报表的方式来完成,有时候信息化进程给办理作业带来的不是快捷而是烦琐。面临这种状况,需求归纳运用现代数据库技能,逐级放权,完成数据分级寄存,一起运用数据仓库技能来完成数据在不一样部分间的活动,下降数据的传递误差,进步数据的运用率和活动性。

  5.加强体系硬件建造

  与办理体系软件功能相对应的是有关硬件体系的建造,后者也是充分发挥软件体系各项功能的确保,为完成各类教育和办理信息资本的同享,进步教育办理的效益和质量,高校有必要恰当添加资金投入,赶快更新落后的教育办理硬件配套设备,进步现有学校网的网络功能。此外还需基于现有的学校网结构, 环绕互联网这个基地,选用局域网通讯软件来树立杰出、安全、迅速的通讯机制,便于学生和老师的信息交互和资本同享, 构成教育办理信息化建造的良性循环。

  三、教学OA系统处理方案全体方案

  点点通教育OA系统处理方案关于系统处理模块的方案、方案、拟定能够依据教学组织的处理需求进行一致定制开发,协助教学组织完结悉数的主动化作业,一般最根本的教学OA系统处理方案方案首要包含以下几有些:组织组织和组织处理构架方案、系统技能构架、作业系统方案、作业流程、教学OA系统处理方案施行责任人断定、教学OA系统功用拓展等。

  教学职业OA系统处理方案

  1、教学OA系统中教学组织结构构架方案

  点点通教育OA系统处理方案能够依据教学组织的内部结构,对于教学组织的组织结构:有些、岗位和人员的设置,以及对各有些、各岗位功用,在教学OA系统中进行作业处理和权限分配的设置。教学OA系统的这项功用是便利组织结构人员调集时,处理各个模块和权限,保证数据完好。

  2、教学OA系统的技能构架的断定

  教学OA系统的方案开发能够选用群件技能和Web技能相结合,供给B/S和C/S两种运用方式。点点通教育OA系统处理方案的用户可依据本身需求,挑选合适的运用方式,便利分布式作业和移动作业。

  3、教学OA系统的作业系统方案

  点点通教育OA系统处理方案可依据详细单位的状况方案作业流程和文件处理系统:

  (1)按需求设定作业流程:如自界说发文处理、收文处理等作业流程,便利各级主管及时掌控所管作业的状况。

  (2)层次化文件处理方式:如文件可依照文件库、文件夹、文件、子文件四个层次组织,也可依照需求设置文件夹级别。

  (3)供给多权限处理文件库功用,如文件库的权限包含处理者、修正者、作者、读者四类,拜访权限也可依照这四级断定。

  (4)教学OA系统处理方案可完结文件夹格局自界说

  教学OA系统处理方案依据详细需求,定制文件处理系统,其间文件中可存储文本、OFFICE文档、扫描文件、声响图像等恣意文档。

  (5)作业进程中所需的表单的定制方案

  点点通能够为教学组织供给多元化的标准化的报表、表单样板定制效劳,教学OA系统处理方案中将依据教学组织事务需求,界说出各种格局的表单,以供给给教学OA系统各个子系统运用。

  4、作业流程方案

  教学OA系统处理方案施行后,处理员无需编程即可界说各项作业流程,处理作业事务。点点通教育OA系统流程定制效劳包含:流程、环节、流向定制效劳。

  流程:对每个流程的称号、品种、处理者、归档方法和归档数据库处理,创立新作业的人员等。

  环节:界说流程中各个处理环节的称号、处理方法、处理人员、处理权限和提示、催办等。

  其间,处理方法可挑选:修正式、批阅式、分发式;处理人员指:教学OA系统可挑选详细的岗位或人员。设定由上一环节拟定,由文档某个域拟定,供给处理某项事务的人员,处理权限设置(包含答应修正文档、提定见、检查汇总定见、跟踪后续处理进程等权限)。

  流向:教学OA系统可界说各个流程中的运用方式,强化作业流程处理。其间自在流程指:教学OA系统供给自在流程运用方式,由处理人依据详细状况决定下一流程。

  5、教学OA系统处理方案施行责任人

  教学OA系统处理方案将协同作业会集到代理作业和在办作业两个窗口,在此各项作业分类,分出轻重缓急,断定作业事务责任人。

  6、教学OA系统功用拓展

  教学OA系统处理方案选用开放式系统,各个功用模块可独立完结,并具有标准接口,便利系统二次开发,客户也可自行二次开发,依据企新需求的提出,完结教学OA系统的功用模块的拓展。

  四、教学OA系统处理方案详细施行

  (一)教学OA系统处理方案详细可处理以下疑问

  1、系统同化,各事务间无缝衔接。点点通专注于教学组织教学OA软件开发,关于教学组织内部的进销存、ERP系统、SCM系统、HR系统、CRM系统等系统可完结无缝连接,协助教学组织结合各个系统资本。

  2、系统智能化。点点通所供给的教学组织教学OA系统可自界说邮件、短信功用,具有强大的自我修正功用,可完结人机对话、影视播映等功用,经过资本结合构建可拓展的处理渠道。

  3、对教学组织处理现状剖析透彻

  例如,点点通重视教学组织组织结构,关键事务,以便让教学组织更习惯教学OA作业主动化系统。

  教学OA系统处理方案详细施行

  (二)教学OA系统处理方案可完结的处理功用

  1、及时内部通讯

  电子邮件:运用电子邮件可与组织内部人员进行通讯,可进行邮件的创立、发送、接纳、阅读、回复等。

  在线短信:能够即时感知用户是否在线,可运用在线短信功用进行实时沟通和留言。

  2、信息发布

  电子布告:可发布各种公共信息如布告、告诉或启事等。每个有些也能够树立自个的布告系统。

  电子论坛:为用户供给一个信息沟通、思维沟通和疑问评论的空间,依据需求能够建议并创立某方面的议题,其他人可在此进行自在的议论和讲话,包含进行咨询、回答和搜集定见等。

  电子刊物:完结网上搜集、修正和发布单位内部的刊物。刊物修正将有关信息筛选、汇集成期刊,并在网上发布,一切用户都能够参与投稿和阅读已发布的各类刊物。

  3、平时作业运用

  网上批阅:网上处理单位内部的各项批阅,如:作业请示、作业报告、作业交办、有些间的作业联络、出差请求、收购请求、报销、请假等平时作业流程都能够经过网上进行处理和批阅。

  公函处理:完结收文处理和发文处理的电子化,进步公函处理的功率。收文处理可对来文的挂号、拟办、批办、传阅、承办、转办等环节进行处理。发文处理可对公函制发中的写稿、核稿、会稿、签发、编号、挂号、打印等环节进行处理。

  作业监控:领导可对各项作业的发展状况进行实时监控,了解每自己员每项作业的处理状况,并可进行催办。

  教学OA系统处理方案可完结的处理功用

  4、教学OA系统文件处理

  文件处理:文件是信息和常识的载体,文件处理的意图是对文件的寄存、阅读和查找进行有用的组织与操控;并供给便利的检索东西。

  文件库设置:可依据单位的实践事务需求设置文件库的数目,在文件库中文件夹的数量和级次也可按需设置,完结了文件的层次化处理。

  拜访权限:供给对于文件库、文件夹和文件的多重拜访权限操控,保证文件拜访与操作的安全。

  5、教学OA系统会议处理

  供给对会议的全进程进行处理,由会议方案和会议纪要两有些构成,会议方案包含:方案拟定、方案批阅、告诉和会议组织查询。会议纪要包含:纪要写稿、核稿、批阅和纪要文件处理与查询。

  6、教学OA系统组织处理

  组织组织:对组织组织与人员进行设置,包含有些设置、岗位设置和人员设置,以及各有些、各岗位功用的描绘等。

  权限区分:对一切人员依据有些功用、岗位责任和作业需求进行权限赋予,断定契合其职务请求的运用权限。

  教学组织可依照实践状况完结以下设备:单位组织系统、人事结构的构成、职位的树立、职位的分配。悉数组织配置处理功用模块的特色,是引进了TreeView的概念,经过便利的树型结构导航图,轻松、直观地处理单位的有些系统、人事结构以及职位树立、分配。

  (1)点点通在教学OA系统处理方案中对教学组织组织配置处理流程操作方案进程如下:

  1、树立单位内部的组织系统,设置相应的有些。

  2、在各有些中设置行应的职位,一起对职位指定相应的操作权限;用户能够在此指定一个职位,该职位具有系统处理权限,可保护与处理平时作业。

  教学OA系统公函交换处理图示

  3、输入各有些中的相应职工信息,上载职工的相片。

  4、为职工分配相应的职位。

  5、指定各有些的有些主管。

  经过必定设置后,已有职工可登录进入系统。

  (2)教学OA系统处理方案中有些组织设置方案:

  教学OA系统处理方案=经过公司系统结构设置能够设置公司的各级有些,然后形成公司的有些结构系统;

  上级有些:由系统主动带出,假如在某一节点下新增有些,那该域的内容会主动显现为该节点的称号,只要在组织节点或许有些节点上才可新增有些;

  有些称号:由用户自界说输入,表示将要添加有些的显现称号,该项输入是必须的;

  有些主管:用户点击按钮,在人员挑选窗口挑选系统中现有人员(在职人员);假如挑选为空,则代表该有些暂时没有树立主管,可在修正有些信息的时分再树立或更改;

  有些职位设置:

  每个有些都应当具有相应的职位。在这里的职位首要是指,由用户自个设定一职位称号,然后从系统一切的功用模块中挑选一个或多个模块赋予这个职位。那么一旦具有了这个职位就可运用该职位所包含的系统功用模块。

  此版块的初始状况显现‘根本运用权限’和‘处理权限设置’,‘根本运用权限’包含每个职工都具有的操作权限,‘处理权限设置’是由处理人员对于详细职位所担任的相应人物,对其进行相应的权限设置。

  (3)教学OA系统处理方案中岗位、人员及其责任设置方案:

  经过人事结构的设置可在各有些下添加、修正、删去人员信息,然后便利地保护公司人事根本材料;详细可完结以下功用:

  1、人员的新增

  2、人员的修正

  3、人员的删去

  5、教学OA系统处理方案能完结人员的调集/分配

  7、教学OA系统的处理解析

  教学OA系统处理方案完结对组织组织、表单格局、作业流程、数据字典、打印格局、计算界说等功用与模块进行处理与保护。

  点点通的教学OA作业系统处理功用可处理与保护“组织组织”、“表单格局”、“作业流程”、“数据字典”、“打印格局”、“计算界说”等功用和模块。系统构架如图示:

  教学OA系统处理方案施行结构图

  8、教学OA系统的辅佐作业功用

  物品处理:教学OA系统处理方案完结辅佐作业功用,可公司教学组织挂号作业用品信息、保护物品库存、查询可领用信息、领用请求和批阅所需作业物品、检查物品发放与报损状况等功用。

  车辆处理:教学OA系统处理方案完结供给车辆材料挂号、网上实时查询车辆用车请求、批阅等用车状况等功用。

  资本处理:教学OA系统处理方案完结分类与挂号单位内各类同享资本、查询资本运用状况、预定请求、批阅、调度各项资本、网上处理资本等功用,并以此进步资本利用率。

  图书处理:教学OA系统处理方案完结供给图书信息挂号、分类查询、借阅请求与批阅、图书归还等功用

  领导活动组织:教学OA系统处理方案完结供给领导活动方案的拟定与批阅、日程组织的查询等功用。点击翻开连接

  手刺处理:教学OA系统处理方案完结供给手刺信息的挂号、处理与同享等功用,可自在设置私有手刺和同享手刺。

  时刻表:教学OA系统处理方案供给各类时刻表信息(航班时刻表、列车时刻表及其它类型时刻表)发布与查询等功用。

  信息采编:教学OA系统处理方案供给信息搜集与收拾、信息刊物修正、发布与查阅功用。

  (三)教学OA系统处理方案作业处理的功用查询表:

  教学OA系统处理方案针作业处理的功用查询表

  分类

  子功用

  功用描绘

  公函处理

  公函处理

  收文处理

  收文拟办、核签,审阅,批示,批复定见填写,收文处理,归档。

  发文处理

  教学组织发文作业中的悉数事务作业。

  收文督办

  对收到的公函进行多条件的检索。

  发文督办

  对发文进行多条件的检索。

  收文查询

  对收到的公函进行多条件的检索。

  发文查询

  对发文进行多条件的检索。

  代理人设定

  按有些供给挑选代理人信息,指定给所挑选的作业人员。

  系统设置

  模板处理

  依据公司的实践状况树立、修正、删去模板,可分类检索。

  字典处理

  为了收文、发文处理中主题词、隐秘等级、紧迫程度、文件品种、签署定见等便利录入所设置。

  榜首品种词

  模块自在结构主题词。结构隐秘等级、紧迫程度、文件品种、签署定见。

  第二品种词

  模块自在结构主题词。结构隐秘等级、紧迫程度、文件品种、签署定见。

  类属词

  模块自在结构主题词。结构隐秘等级、紧迫程度、文件品种、签署定见。

  类型词

  模块自在结构主题词。结构隐秘等级、紧迫程度、文件品种、签署定见。

  档案处理

  档案批复

  借阅批复

  设置借阅批复权限的人,对档案借阅请求批复,可检查批阅状况。

  借阅回收

  档案处理员对到期的档案回收。

  档案保护

  文件挂号

  对公函处理完结需求归档的文件进行挂号;也能够挂号没有电子文档的档案文件。

  文件归档

  档案处理员对挂号的文件归档。

  档案收拾

  由档案处理员对归档的文件操作收拾。

  毁掉清册

  毁灭性处置判定无价值的档案。

  檀卷阅读

  以[一级目录-卷宗-文件]的层次阅读档案文件。

  文件查询

  依据标题、关键字、年度、责任者、文号、保管期限、密级等条件来查找所需档案。

  系统设置

  全宗设置

  设置全宗号,全宗称号。

  档案目录

  在一个全宗内应按一致的方案分类,并保持分类系统的稳定性。

  檀卷设置

  在一个全宗内,由互有联络的若干文件组合成的放入卷夹。

  寄存地设置

  檀卷的寄存地址,包含档案室、结构、书格。

  保管期限

  依据档案价值断定的档案应当保留的时刻。

  密级设置

  文件保密程度的等级。

  载体类型

  档案寄存方式即载体类型。

  责任者设置

  对档案内容进行发明、负有责任的集体或自己。

  权限设置

  对每个档案类型指定档案处理员及批阅领导。

  流程模板处理

  对模板添加、修正、删去。

  流程处理

  对流程新增、修正、删去。

  流程界说

  对流程节点添加界说。

  自己

  作业

  借阅请求

  填写自己请求文件的详细信息。

  借阅查询

  检查借阅文件所在的状况。

  日程组织

  运用自己日程组织功用查询、新增、修正和删去自己的日程组织。

  手刺处理

  运用手刺处理查询、新增、修正和删去单位或自己的常用电话和信息。

  记事本

  运用自己记事本查询、新增、修正和删去自己的文件。

  电子邮件

  完结电子邮件的收发、转发、处理。